Gestiona incorpora noves eines de gestió arxivística

12.01.2018

Gener 2018.- Gestiona ha incorporat un nou mòdul de gestió arxivística que permet una major àtica d’organització sistemàtica del fons documental de cada administració.

Aquest mòdul permet una gestió completa del quadre arxivístic de classificació, amb la possibilitat de determinar en la pròpia eina els terminis i formes de conservació de les sèries documentals i de definir amb detall les metadades de descripció i control que posteriorment heretaran els expedients i documents electrònics de cada sèrie.

El quadre de classificació de sèries es relaciona amb el quadre de funcions i activitats administratives de cada institució i garanteix que els expedients siguin classificats correctament des del mateix moment de la seva obertura, facilitant les tasques de gestió, de recerca i d’elaboració d’estadístiques.

Per a la descripció de les sèries i unitats documentals s’ha pres com a referència l’esquema de metadades de gestió de documents electrònics (eEMGDE v.2) definit per la Norma Tècnica d’Interoperabilitat de Política de Gestió de Documents Electrònics. D’aquesta manera, s’assegura el compliment dels requisits d’interoperabilitat semàntica entre sistemes d’informació exigits per la normativa espanyola d’administració electrònica, els quals regulen, per exemple, la formació de l’arxiu electrònic únic o la remissió d’expedients a Jutjats ia altres administracions Públiques a través del sistema Inside.

Igualment, en el disseny i configuració del sistema de descripció arxivística s’ha tingut en compte el Model Conceptual de Descripció Arxivística (NEDA-MC) proposat per la Comissió de Normes Espanyoles de Descripció Arxivística (CNEDA), incloses les seves recomanacions sobre especificació i desenvolupament de les dades.

Finalment, cal destacar que aquest mòdul de gestió arxivística facilita la correcta transferència dels expedients al sistema d’arxiu definitiu que utilitzi l’organització, generant paquets SIP [Submission Information Package] compatibles amb qualsevol aplicació d’arxiu de preservació que segueixi el model OAIS [ Open Archival Information System] avalat per la ISO 14721.