Vilaseca: «Para nosotros era impensable implantar la administración electrónica en 30 días y lo conseguimos»

03.03.2016

Vanesa Vilaseca, responsable de Nuevas Tecnologías del Ayuntamiento de Cunit, está inmersa ahora trabajando para integrar todos los aplicativos que usa su administración con Gestiona

Madrid, abril de 2016.- «En 2014 contratamos el producto, confiamos en Gestiona y en sólo 30 días las 180 personas que trabajan en el Ayuntamiento operaban sin papel». Así lo ha expresado la técnico responsable de Nuevas Tecnologías en el Ayuntamiento de Cunit, Vanesa Vilaseca,  durante su participación en el congreso CNIS 2016 donde ha expuesto su experiencia con la herramienta y cómo consiguió implantarla en todas las áreas municipales.

«Después de tantas malas experiencias, cuando nos dijeron que podíamos conseguir implantar la administración electrónica en solo un mes no nos lo creímos pero, al final, fue verdad», ha aseverado la técnico quien ha reconocido su sorpresa «al ver que sí se podía».

Para Vilaseca, empezar a trabajar con Gestiona le permitió romper con una etapa anterior en la que nunca conseguían implantar la administración sin papel. «Nos dotaron de medios económicos, técnicos y humanos pero los modelos que elegimos fracasaron», ha matizado.

Y, llegado 2014, todo cambió. «Nos sentamos a reflexionar, a analizar la situación y determinar cómo ibamos a trabajar». En ese momento nació el departamento de Nuevas tecnologías que dirige y que ha sido el responsable de que Gestiona esté en pleno uso en su administración.

El periodo de implantación vino acompañado por la creación de procedimientos a medida. «Aunque la herramienta nos ofrecía un catálogo de procedimientos, desde Secretaría querían seguir con nuestra carta de servicios de siempre y en Gestiona adaptaron plantillas a nuestras exigencias».

También los circuitos de tramitación fueron un punto a favor para que el uso de Gestiona fuera posible. «Gestiona cuenta con workflows establecidos y casi automáticos, que nos han ahorrado muchas horas de trabajo», ha añadido. Y, con ellos, se consiguió instaurar la firma electrónica en todos los trabajadores y en los distintos dispositivos.

A esto le acompañó la creación de una sede electrónica y su integración con el punto de recepción de facturas. Su sistema sencillo ha ayudado a que sea el propio personal administrativo el que mantenga la sede siempre actualizada. «Nuestros compañeros administrativos operan casi sólos, sin tener que recurrir a nosotros para que les actualicemos los datos», ha añadido.

Ahora, el Ayuntamiento de Cunit se enfrenta a nuevos retos, entre ellos la plena integración de aplicativos con Gestiona. Un reto que esperan haber alcanzado antes de que finalice 2017.