El procés de simplificació administrativa té molts vessants. Ja no només de cara al que l’administració li pot deixar d’exigir als ciutadans, sinó també en la gestió interna en la tramitació d’expedients. Aprofitant les noves tecnologies, és un bon moment de començar a reflexionar sobre aquells aspectes que podem aprofitar en nom de l’eficiència i la seguretat jurídica. Òbviament, requerirà un esforç inicial de temps en què el servidor públic ha d’invertir. Però, per contra, ens donarà grans avantatges per al futur, com ara veurem.
Al present article proposarem un camí de treball i bones pràctiques a realitzar per dur a terme aquest procés a Gestiona.
Es fa essencial mesurar tant de forma objectiva (volums) com subjectiva (entrevistes), a fi de seleccionar aquells procediments més rellevants
En un primer lloc, l’Administració haurà d’avaluar, de tots els procediments de la seva competència, quins són els més crítics i/o repetitius, a fi de prioritzar l’esforç. En aquest aspecte, és essencial mesurar tant de forma objectiva (volums) com subjectiva (entrevistes), a fi de seleccionar aquells procediments més rellevants.
Probablement, calgui prioritzar, a més, aquells que tinguin un component transversal que afecti gran part de l’organització, perquè l’esforç beneficiï globalment més persones. Per exemple, en l’ús habitual de Gestiona, ens trobem amb la funcionalitat dels Circuits de Resolució que ens aportarà una estandardització per a tots els Departaments en el procés de resolució i notificació d’expedients.
Una vegada definit aquest “top” de procediments a simplificar, tocarà descendir a la realitat. A més d’escoltar els empleats que els tramiten, serà necessari fer provisió d’expedients de mostra. Això ens servirà per a diversos objectius: Començar a detectar patrons; models documentals que puguin ser estandarditzats; variables que s’hereten en la tramitació, etc. Per organitzar aquest procés, s’aconsella inventariar els agents, els models documentals i les diferents variables que ens comencen a aparèixer.
Respecte a les variables, caldrà construir una taula, a fi de sistematitzar-les i evitar duplicats, perquè s’informi una única vegada la dada, i sigui reaprofitable en la resta de la tramitació. Així mateix, caldrà identificar la tipologia de les mateixes (això és, si són de tipus text, data, selector amb opcions, moneda, etc.), amb la finalitat de construir els tesaurus a Gestiona. Així mateix haurem de tenir controlat en què moment de la tramitació sorgeix la variable a l’expedient (a la sol·licitud, als informes, en la resolució, etc.) així com qui l’hauria d’emplenar, en el seu cas.
Aquest procés d’identificació de les variables dins dels models documentals ens servirà per detectar patrons i textos comuns, que ens permeti sistematitzar-los i fusionar-los.
Així doncs, ens aprofitarem de la funcionalitat de condicionals que ofereix Gestiona per provar de construir models unificats que responguin a les diferents casuístiques, ja que els condicionals ens permeten mostrar textos en virtut d’un valor en un tesaurus previ.
Aquesta funcionalitat la podrem aprofitar en diferents moments de la tramitació, com, per exemple, en la confecció del model de sol·licitud (tràmit extern), en tasques de tipus document i de formulari o en el circuit de resolució.
Per exemple, és molt interessant l’ús de textos condicionats en la instància de sol·licitud, ja que podem fusionar en un únic tràmit, una diversitat de tipus de sol·licitud d’una mateixa matèria, i que, tal com el ciutadà vagi responent a les preguntes, se li orienti en la tramitació. Mai no s’ha d’oblidar que el ciutadà pot ser llec en matèries complexes com la urbanística o la tributària, i que cal facilitar-li la tramitació, demanant-li només el que sigui realment necessari (dades i documents).
És útil també provar de representar de forma gràfica la seqüència documental de la tramitació de l’expedient. Això ens donarà diferents beneficis. D’una banda, detectar ineficiències en la tramitació que es puguin suprimir o fusionar. Referent a això, un ús adequat de funcionalitats de Gestiona com són els Circuits de Tramitació o els Circuits de Resolució ens serviran per anar simplificant aquest flux, ja que ens permet que amb una única interacció en l’aplicació es puguin desencadenar diversos efectes (per exemple, amb la firma d’un document, que s’automatitzi en cascada la publicació al tauler d’anuncis, registrar una sortida, reassignar l’expedient a altres unitats, o remetre un document a un llibre oficial).
Aquest procés de plasmar en un diagrama la seqüència ordenada de processos i subprocessos, també ens ajudarà en el disseny d’automatismes per obtenir bifurcacions del procés, canvis d’estat o generació de documentació sense intervenció humana. En aquest aspecte, ens farem valer a Gestiona del disseny de tasques reglades de segona generació que, amb el seu acabament, desencadenin altres tasques o canvis d’estats.
Per aconseguir aquests automatismes treballarem adequadament les variables de tipus selector, a fi de normalitzar opcions, que ens puguin servir per desencadenar la seqüència ordenada de tasques i/o documents. Fugirem, així doncs, de variables de text lliure, en la mesura possible, que ens impedeixin l’esmentada ordenació i sistematització.
D’altra banda, en el procés de simplificació i automatització, caldrà entrar a reflexionar sobre aquells moments de tramitació en què podríem prescindir de la firma humana, transformant-la en una firma amb segell d’òrgan. Sempre, dins de la política de firma de l’entitat, i conforme a l’article 41 de la Llei 40/2015, en la mesura que no sigui necessària la intervenció d’un empleat públic en la seva elaboració, com per exemple la generació de la notificació dins de la funcionalitat de Gestiona dels Circuits de Resolució.
També podrem aconseguir eficiència i automatismes mitjançant les tasques de tipus d’operació que ens permeti contrastar o obtenir dades d’altres aplicacions, tant si són pròpies de l’entitat (per exemple, dades d’empadronament de l’interessat) com externes (per exemple, dades cadastrals d’un immoble). Tasques que tradicionalment han vingut sent humanes, que podrien ser reemplaçades per serveis d’integració. D’aquesta forma, aquesta informació obtinguda es podrà recollir automàticament en una variable, bé de tipus selector, bé de tipus booleana (sí / no), podent reaprofitar-la per a, per exemple, establir bifurcacions en la tramitació o generar documents de constància. Així doncs, per exemple, si rebem del sistema extern un valor afirmatiu, podrem encarrilar automàticament la tramitació cap a la concessió de l’objecte de la sol·licitud; i si és negatiu, cap a la denegació.
Podrem aconseguir eficiència i automatismes mitjançant les tasques de tipus operació que ens permeti contrastar o obtenir dades d’altres aplicacions
A més, en la mesura que provem d’homogeneïtzar i sistematitzar les casuístiques d’un procediment, podríem arribar a valorar la implementació d’un únic acte resolutori que afecti una pluralitat d’expedients. De tal manera, s’implementaria que, bé de forma unipersonal, ben col·legiada, es resolguin nombrosos expedients de la mateixa naturalesa, conforme a l’article 36.3 de la Llei 39/2015, generant-se de forma automatitzada les respectives notificacions individualitzades a cada interessat.
Com estem veient, són moltes les decisions que l’Administració haurà d’emprendre si vol treure el màxim rendiment a la tecnologia i aconseguir l’eficiència en la tramitació. Es tracta d’un esforç inicial, però que aconseguirà una reducció de temps en el dia a dia. Des de Gestiona, els servidors públics trobareu a un bon amic en aquest viatge.
