En nom de l’eficiència i l’economia, ens trobem immersos en un procés global que aspira a automatitzar i simplificar els processos de qualsevol faceta de la vida. Davant d’aquesta necessitat, es va obrir l’oportunitat en la tramitació administrativa d’aplicar la tecnologia en aquells processos que aporten poc valor, però que són costosos en temps i recursos en les organitzacions.
Ja en els inicis de Gestiona, es va apostar per processos automatitzables que impliquessin poc esforç. Un clar exemple d’aquest èxit va ser l’arribada, allà per l’any 2013, dels circuits de tramitació; que ens permetien concatenar accions posteriors a la firma d’un document. Un “workflow” que no necessitava programació i que permetia llançar-se “en calent” per qualsevol empleat, en funció dels seus permisos.
Sota aquesta òptica, al llarg d’aquests anys, s’han anat incrementant a Gestiona les opcions automàtiques, com, per exemple, l’aplicació de segells d’òrgan en documents que es generaven automàticament; com ara rebuts, minutes, instàncies, còpies autèntiques, justificants, etc.
Tanmateix, avui portarem un parell d’eines d’automatització que hem desenvolupat en els últims temps a Gestiona. Eines que ja moltes Administracions Públiques estan començant a utilitzar en el dia a dia amb èxit. De la mateixa manera que ja parlem en el seu moment dels actes plurals, avui entrarem en la tramitació reglada.
Execució de tasques sense intervenció humana
Dins de la tramitació reglada de Gestiona, tenim l’opció de l’execució de tasques sense intervenció humana. Per mitjà d’aquestes, es poden generar documents, i fins i tot firmar-los, sense que participi en el procés cap empleat o càrrec públic. Però, per entendre aquest comportament, cal matisar abans quatre aspectes tècnics previs relatius a la tramitació reglada.
En primer lloc, en la tramitació reglada, podem dissenyar fluxos i subfluxos pel que pot arribar a passar un expedient administratiu. De tal manera, en podem arribar a definir que es “llancin” tasques condicionades altres de prèvies. Per exemple, l’elecció d’informes en funció d’alguna dada prèvia.
En segon lloc, sota la filosofia de “dada única”, entenem que, al llarg de la vida d’un expedient, hem de reutilitzar i heretar les dades i variables ja introduïdes en fases anteriors del mateix (incloent les consignades pel ciutadà a la seva sol·licitud). Així, podem aconseguir que els següents documents que s’han de produir s’autocompletin.
Així mateix, en tercer lloc, podem construir “documents intel·ligents”, per mitjà de condicionals en llenguatge Markdown, que mostrin o ocultin textos en funció d’unes dades i/o variables consignades de forma prèvia a l’expedient. El que permetria consolidar en una única plantilla diverses possibilitats. Per exemple, unir tant els informes favorables, com els desfavorables.
I, en darrer lloc, podem establir seqüències de firma en els que el signant no sigui un empleat/càrrec públic, sinó un segell d’òrgan. Això sí, prèvia adaptació normativa, com ja vam veure al seu dia, per, delegar en ell el seu ús.
Així doncs, amb aquestes opcions, podem dissenyar tasques de tipus document, condicionades a dades/valors previs, que es “llancin” soles, ens generin documents, es firmin, i es finalitzin, sense intervenció humana.
Per exemple, podem construir un model de requeriment d’esmena de deficiències, en el qual, si parametritzem una tasca prèvia de revisió de la documentació, aconseguim automatitzar un model en PDF apte que valgui per a qualsevol casuística.
Execució sense intervenció humana d’un circuit de resolució
Portat a l’extrem, es pot arribar fins i tot a automatitzar la generació successiva de diversos documents, com, per exemple, els emanats del Circuit de Resolució.
El Circuit de Resolució és una eina central de l’expedient electrònic a Gestiona, en la qual es generen en cascada tres documents: la proposta de resolució, la resolució i la notificació. És un procés eficient que hereta textos donant-nos la garantia de notificar el que es resolgui, i es resolgui el que es proposi. I en cas que aquesta resolució comporti despesa, es fiscalitzi abans de ser resolt, per evitar l’omissió de la funció interventora. D’aquesta manera, ens estalviem els ineficients “còpia-pega” que comporten gran risc d’error humà.
Així doncs, mitjançant la tasca reglada de circuit de resolució, podrem preestablir que es llanci un determinat circuit en funció d’alguna casuística. Podem dissenyar una tasca prèvia de revisió en la qual el funcionari revisi si una sol·licitud compleix els requisits per ser atorgada o rebutjada. Partint d’una simple pregunta en aquest sentit, podríem estar desencadenant diferents circuits de resolució: un per concedir i un altre per denegar.
Entraríem, en aquest punt, en una reflexió interessant sobre quins són els procediments més adequats per a aquesta automatització. Segons el meu parer, entenc que han de prevaler aquells en els quals la presa de decisió es basi en aspectes essencialment objectius, que puguin fins i tot sintetitzar-se, en preguntes de sí/no. A més, prioritzar aquells que siguin més repetitius o habituals.
Una vegada definit això, entraríem a establir els textos concrets per mostrar en cada tipus de circuit de resolució. De la mateixa manera que hem vist amb la resta de tasques a executar sense intervenció humana, caldria tenir clar els possibles textos condicionals i les dades/variables necessàries, i garantir que aquesta informació estigui emplenada amb temps abans que es llanci el circuit.
Referent a això, la personalització de dades del tesaurus a utilitzar en el procediment és vital. Sobretot, per parametritzar com a obligatoris aquelles dades que desencadenin els fluxos de la tramitació reglada: per exemple, la pregunta de “si cal requerir esmena de deficiències” (que hem vist en l’epígraf anterior), o la de “si cal concedir o denegar”.
De la mateixa manera, serà d’obligat emplenament aquelles dades que volem que es mostrin als documents del circuit de resolució. Es recorda que, sota la filosofia de dada única, seran dades que fins i tot podrem heretar de la pròpia sol·licitud que empleni el ciutadà.
Estarem caminant cap a una Administració, ja no només electrònica, sinó veritablement automàtica
On és el límit? Fins i tot encara que algunes de les preguntes que decantin si cal concedir o denegar una sol·licitud es puguin arribar a respondre automàticament mitjançant consultes en bases de dades: per exemple està l’interessat empadronat? és al corrent de pagament? etc. Mentre anem avançant en aquest viatge, estarem caminant cap a una Administració, ja no només electrònica, sinó veritablement automàtica.
És fabulós… que un expedient, partint de criteris objectius prèviament prefixats, s’arribi a resoldre sol, sense intervenció humana.
Dins de la certificació d’usuaris administradors de Gestiona, estem capacitant empleats públics en aquest procés
Es pot ressaltar que, dins de la certificació d’usuaris administradors de Gestiona, estem capacitant empleats públics en aquest procés, per la qual cosa us oferim que us inscrigueu en ell.
Des d’aquí, us animem a explorar aquest procés de normalització, simplificació i automatització. Una veritable reenginyeria del procediment administratiu en la qual puguem treure profit de les possibilitats que ens ofereix la tecnologia.
