Tots els que treballem en l’àmbit de la contractació pública hem hagut de bregar amb la situació de desconcert que implica l’aparició de la figura de l’empremta electrònica, temuda pels organismes públics i, sobretot, enemiga de molts licitadors.
I és que, malgrat haver passat ja més de 3 anys des d’aquell 9 de març de 2018 en el qual va entrar en vigor la Llei 9/2017, de 8 de novembre, de contractes del sector públic (en endavant, LCSP), avui dia, són continus els supòsits en els quals les meses de contractació es troben davant de la tessitura d’haver d’excloure un licitador per no haver acabat de presentar l’oferta per empremta electrònica en desconèixer els passos que cal seguir.
Per aquesta raó, amb aquest breu article espero poder aclarir-ho una mica i així desxifrar l’enigma que presenta aquesta figura, entrant a especificar-ne el concepte i detallant les actuacions que cal dur a terme tant per licitadors com per les meses de contractació.
A qui fem referència quan parlem d’empremta electrònica?
En la cerca de poder definir amb precisió el concepte d’empremta electrònica, en primer lloc, anirem a la regulació de la LCSP, en què l’apartat 1 h) de la Disposició addicional setzena sobre l’ús de mitjans electrònics, informàtics i telemàtics, descriu l’empremta electrònica com “el conjunt de dades el procés de generació de les quals garanteix que es relacionen de manera inequívoca amb el contingut de l’oferta pròpiament dita, permeten detectar possibles alteracions del contingut d’aquesta i en garanteixen la integritat. Les còpies electròniques dels documents que hagin d’incorporar-se a l’expedient”.
És a dir, es tracta d’un sistema d’assegurar que l’oferta electrònica que s’ha intentat publicar a la Plataforma de Contractació del Sector Públic (en endavant, PCSP), i que per algun problema tècnic no s’ha acabat de completar, es pugui presentar en un moment posterior assegurant que no ha estat modificada ni oberta per la mesa de contractació, i així s’acompleixen tots els principis de transparència que regeixen la tramitació d’una licitació electrònica.
Aquest precepte va més enllà del pla teòric i entra en el pràctic, especificant que en aquests supòsits d’empremta electrònica “l’enviament per mitjans electrònics de les ofertes pot fer-se en dues fases, transmetent primer l’empremta electrònica de l’oferta, amb la recepció de la qual es considera feta la seva presentació a tots els efectes, i després l’oferta pròpiament dita en un termini màxim de 24 hores”.
Ara bé, detalla que si no es fa aquesta segona tramesa en el termini indicat, es considerarà que l’oferta ha estat retirada. Motiu pel qual són exclosos els licitadors que no segueixen aquests passos creient que han presentat la seva oferta satisfactòriament.
Una cosa que cal deixar clara és que de cap manera l’emissió del justificant de presentació d’empremta electrònica implica que hi hagi un error imputable a la PCSP. Així ho reflecteix la mateixa PCSP en la seva Guia de Preparació i Presentació d’ofertes (versió 7.0), especificant que les causes estan relacionades, en general, amb la connectivitat del mateix licitador. Per això, recau en el licitador la responsabilitat exclusiva de completar l’oferta en el termini de 24h seguint els passos marcats per la llei.
En aquest sentit, més que un inconvenient de la presentació d’ofertes electròniques en la PCSP es tracta d’un mecanisme, que en compliment amb la Disp. add. 16 de la PCSP, ofereix la Plataforma per garantir l’exercici del dret a licitar a tot licitador fins i tot quan les condicions de connexió no siguin les més òptimes.
Una vegada que tenim clar a què ens enfrontem quan ens trobem davant d’un justificant de presentació d’empremta electrònica, arribem al punt clau d’aquest assumpte, que no és cap altre que concretar les actuacions que cal dur a terme tant per part del licitador per poder acabar de presentar l’oferta satisfactòriament com per la mesa de contractació per poder obrir i valorar l’oferta seguint les vies establertes legalment.
Permet assegurar que l’oferta electrònica que per algun problema tècnic no s’ha acabat de completar es pugui presentar en un moment posterior assegurant que no ha estat modificada ni oberta per la mesa de contractació.
Quins passos ha de fer el licitador per enviar l’oferta completa a l’Òrgan d’Assistència?
En el moment en el qual al licitador li salta el justificant de presentació d’empremta electrònica comença a comptar el crono, recordant que té 24h per completar la presentació de l’oferta, i hi ha dues possibles vies per fer-ho.
En primer lloc, l’opció preferible per a tots i que fa que tot es quedi en un ensurt, el licitador pot tornar a intentar enviar la documentació telemàticament per l’eina de presentació d’ofertes clicant el botó d’“Enviar documentació”.
Si en aquest segon intent s’aconsegueix finalitzar correctament l’enviament de l’oferta, el licitador ja pot respirar tranquil, ja que se li generarà un nou justificant de presentació d’oferta en el qual consten ambdós enviaments, la data d’enviament de l’empremta i la data d’aquest segon intent amb l’oferta íntegra, sense que el licitador hagi de fer més actuacions.
Per contra, si torna a fallar l’enviament de l’oferta, ens trobem davant de la necessitat d’anar a la segona de les opcions habilitades per acabar de presentar l’oferta, originària d’innombrables maldecaps.
El licitador ha de descarregar l’oferta que ha estat intentant presentar, i per a això, sense sortir de l’eina de presentació d’ofertes, té dues maneres de fer-ho, des de la pestanya “EXPORTAR PROPOSTA” i des del botó “Descarregar documentació” situat dins de la pestanya “PREPARAR ENVIAMENT”. D’aquesta manera es descarrega l’oferta electrònica en format XML, que és el format en el qual cal enviar-la a l’entitat. En aquest punt, és essencial que l’arxiu no sigui editat o modificat, ja que no coincidiria amb l’oferta presentada originalment i s’inutilitzaria l’oferta descarregada.
Una vegada que disposem de l’oferta descarregada, és moment d’enviar-la a l’entitat, fins i tot si ha finalitzat el termini de fi de presentació d’ofertes, sempre que es faci dins del marge de 24 hores que ens marca el justificant de presentació d’empremta electrònica. I per a això, s’estableixen dues possibles maneres de fer-ho, a través del seu registre electrònic o desant l’arxiu en un suport electrònic i enviar-lo al registre físic de l’entitat.
Cal ser acurat a seguir les vies establertes, de vegades, alguns licitadors davant del desconeixement de la figura i temorosos de no fer arribar l’oferta a temps, l’han enviat en format físic o en suport electrònic, però no en format XML, adjuntant-hi la documentació, per exemple, en format PDF, motius pels quals han acabat per ser exclosos per la mesa de contractació.
Quines actuacions ha de fer la mesa de contractació per poder obrir i valorar l’oferta presentada correctament des de la PCSP?
Si el licitador ha pogut presentar l’oferta completa en tornar a intentar l’enviament, no cal fer cap actuació concreta, simplement obrirà la documentació i la valorarà igual que la de la resta dels licitadors i quedaran registrades les dates de presentació de l’empremta electrònica i la presentació definitiva de l’oferta completa.
Per contra, en cas d’haver hagut de recórrer el licitador a la baixada i enviament de l’oferta en format XML cal que la mesa de contractació pugi a la PCSP l’arxiu per poder obrir i valorar l’oferta juntament amb les de la resta de licitadors. Així, reunida la mesa de contractació, des de l’acte d’obertura i qualificació administrativa ha de clicar a “Afegir oferta presencial” i triar l’opció de “Suport electrònic”. A continuació, clicant en el botó d’“Incorporar Oferta” permet adjuntar-hi l’arxiu en format XML.
Una vegada adjuntada l’oferta, com podem saber si ho hem fet correctament? Continuant amb l’acte d’obertura i qualificació administrativa per prosseguir amb la tramitació, en anar a obrir el sobre de l’esmentat licitador es pot comprovar com l’oferta ha passat de ser en tipus d’Empremta Electrònica a Electrònica, sent aquest l’indicatiu que s’ha pujat correctament l’oferta del licitador, fet que permet l’obertura del sobre i la valoració de l’oferta amb normalitat.
Algunes recomanacions per tenir en compte
I, per poder posar fi a la incertesa que genera aquesta figura, es pot optar per seguir algunes recomanacions que permetin facilitar la feina a les meses de contractació i als licitadors.
Per part dels organismes públics, moltes entitats han optat per aportar més informació als licitadors, incloent algunes notes pràctiques i explicatives en el plec de clàusules administratives del contracte i en l’anunci de licitació. És comú veure indicat l’horari de suport que ofereix la PCSP als licitadors, els passos descrits per acabar de presentar l’oferta satisfactòriament en cas que se’ls generi el justificant de presentació d’empremta electrònica, aclarint-ne el concepte i especificant que l’emissió del justificant no implica per si sol la presentació de l’oferta.
Finalment, referent als licitadors, una pràctica aconsellable és posar-se en contacte amb l’entitat en el moment en què s’enviï l’oferta en format XML, per avisar-la de la seva situació i que l’Òrgan d’Assistència pugui anticipar-se i preparar-se per poder adjuntar l’oferta correctament en la PCSP.
Alguns licitadors, davant del desconeixement de la figura, l’han enviat en format físic o en suport electrònic, però no en format XML, motius pels quals han acabat per ser exclosos per la mesa de contractació.
