El desenvolupament actual de Gestiona està orientat plenament a la interacció documents-dades-actius d’informació. L’estructura i funcionalitats de la plataforma s’estan centrant en la definició de processos i procediments orientats a la dada i a l’estructuració d’aquestes dades. Aquest paradigma, que no és nou en l’àmbit de l’administració electrònica, és la referència principal que permetrà transformar definitivament les administracions i la naturalesa de la tramitació administrativa.
El disseny de processos orientats a la dada Gestiona s’ha desenvolupat principalment en quatre eixos d’actuació principals:
- Definició, control i traçabilitat dels conjunts de dades, i la seva interacció amb els procediments d’una organització.
- Utilització de les estructures de dades com elements en què sustentar lògiques de procés automatitzades o semiautomatitzades.
- Captura, representació i incorporació de les dades en documents electrònics.
- Anàlisi i explotació de les dades definides i capturades en el procés.
La transformació de l’administració des de lògiques purament basades en la pràctica “analògica” i centrada en el paper (o en la generació de PDF, la seva transposició) passa inexcusablement per la capacitat de substituir o complementar la producció de documents per la producció de dades organitzades, estructurades, utilitzables i, per descomptat, subjectes a conservació, preservació i arxivament.
Només des d’aquesta perspectiva d’orientació a la dada és possible transformar el paradigma heretat de l’administració en paper. L’arrossegament de blocs de text o la reutilització de fórmules narratives al llarg d’un procés són una solució a curt termini, que ha de ser combinada amb elements addicionals (OCR, motors de cerca cada vegada més sobrecarregats) per ser efectiva. Aquesta dinàmica és, a més, insostenible a llarg termini.
Per substituir aquestes lògiques, Gestiona orienta les seves funcionalitats a la definició, generació i incorporació d’estructures de dades controlades i contextualitzades plenament en el procés de captura, que seran part integral dels documents generats
Definició, control i traçabilitat del conjunt de dades
El primer element diferencia per a aquesta transformació orientada a la dada és la possibilitat de crear i definir estructures de dades concretes per a procediments o per a famílies de procediments. Aquests conjunts de dades seran necessàriament complementaris a altres sets de dades orientades a la gestió, conservació i preservació dels documents i actius d’informació corresponents als esmentats procediments (com ara les metadades mínimes obligatòries per a cada nivell, metadades de valoració, conservació, etc.).
El model de dades personalitzat del procediment no és una eina merament descriptiva
Per a això, Gestiona ha desenvolupat funcionalitats que permeten:
- Definir en detall cada una de les dades existents en el conjunt de dades d’un procediment o família, incloent tipologia de la dada, normes d’informació i incorporació, i lògiques addicionals associades (per exemple, susceptibilitat d’anonimització d’aquestes dades).
- Controlar el procés complet de la captura d’aquestes dades: establint on, quan, com i qui captura cadascuna de les dades i variables d’informació.
- Persistència del valor de la dada al llarg de la tramitació. Una vegada incorporada una dada o variable, aquesta és consultable i reutilitzable en cadascuna de les seves representacions al llarg del procés, i en fa el tractament i gestió eficients al màxim sota la premissa de captura única de la dada.
- Traçabilitat i auditoria de la utilització i incorporació d’aquestes dades, incloent informació relativa al moment de la captura de la dada, i actor que executa la captura.
El model de dades personalitzat del procediment no és una eina purament descriptiva, sinó que permetrà establir lògiques de procés i de procediment basades en les variables contingudes en les dades concretes, permetent el traçat de fluxos de tramitació basats en aquests valors.
El resultat de la posada en funcionament d’aquestes eines són procediments alimentats no ja de documents (que també) sinó de procediments alimentats per dades estructurades i definides, descrits i utilitzats en la tramitació d’aquests processos, i incorporats en el seu cas als documents electrònics en què es consoliden, seguint la filosofia de dada única i captura única vegada de la dada.
Del document a la dada i de la dada al document-ús i representació en documents
La interacció entre captura de dades i disposició d’aquestes a l’expedient i els seus documents es converteix llavors en un element amb entitat pròpia per definir dins d’un procés. Cal plasmar tota la tramitació administrativa en documents electrònics? Podem substituir documents no ja no essencials, sinó innecessaris, per evidències auditables? En quins casos és requisit indispensable la generació de documents administratius, i en quins casos podem centrar-nos en la simplificació i el redisseny de procediments?
Mitjançant la transformació de processos a processos orientats a la dada s’obre la possibilitat d’afrontar aquestes i altres preguntes.
A Gestiona, mitjançant aquests desenvolupaments, la interfície de captura de dades és idèntica a la interfície de generació de documents: la disposició de les dades estructurades i capturades (o no) en un document electrònic és una decisió totalment configurable per part dels responsables de la gestió documental de cada organització.
Així, les dades capturades en un expedient es poden utilitzar i reutilitzar al llarg de la seva tramitació. Des de la seu electrònica –capturades pel ciutadà– fins a la resolució, les dades romanen i estan disponibles per a la seva incorporació en formularis, tasques o documents electrònics. Es garanteix d’aquesta manera l’autenticitat, pertinència i validesa de les dades aportades, afegint-se als ja esmentats sistemes d’auditoria i traçabilitat d’ús i captura d’aquestes.
La interacció entre captura de dades i disposició d’aquestes a l’expedient i els seus documents serà un element amb entitat pròpia
Les dades són llavors els actius mínims d’informació que s’incorporaran, en el seu cas, als diferents documents electrònics generats, segons pautes de generació i formats predefinits i editables.
Anàlisi i explotació de dades. Integració d’eines d’anàlisi de dades.
L’element final i que ve a culminar i a justificar definitivament la transformació administrativa orientada a la dada és la incorporació d’eines d’anàlisi, explotació i disposició de les dades generades i capturades mitjançant eines d’analítica, Business Intelligence i dades massives.
La incorporació d’aquestes eines, seguint la filosofia d’integració total de Gestiona té com a característiques principals:
- Plena integració de les eines d’analítica a la plataforma d’administració electrònica. Vertebració de funcionalitats d’anàlisi a la plataforma Gestiona.
- Extracció, accés, anàlisi i explotació de dades en temps real: en el mateix moment d’incorporació de les dades aquestes estan disponibles en les eines d’anàlisi.
- Plena integració dels conjunts de dades personalitzades en les eines d’anàlisi. Contextualització de dades i de models de dades partint de procediments definits.
Control i conservació de les dades
Com hem vist, l’adopció d’aquest nou paradigma comporta noves necessitats funcionals, de gestió i organitzatives. Persistint la necessitat de conservació i accés als documents produïts per una organització, que formen part del patrimoni documental de tota la ciutadania, neixen ara necessitats de tractament, conservació i preservació específics per a les dades generades, els conjunts de dades definits i, en definitiva, del conjunt d’actius d’informació produïts en aquestes.
De la mateixa manera que en el cas dels documents electrònics, les organitzacions s’han de dotar amb mitjans i aplicacions que, com Gestiona, permetin no només la creació de camps o dades en aquestes, sinó el control, definició, disseny i contextualització de models de dades basats en lògiques de negoci, procediments, així com classificació i categories arxivístiques. Només així podrem satisfer les necessitats presents i futures de conservació i accés a la ingent quantitat d’informació que ja avui dia estem generant.
