Gestiona ha desenvolupat mòduls i funcionalitats especialitzats a cobrir les necessitats plantejades per les necessitats d’arxiu i gestió documental.
Una part important dels actius d’informació generats a la plataforma existeixen en suport documental, i una altra bona part són dades, dades estructurades i bases de dades. Independentment del suport o format, tots aquests actius requereixen un tractament específic per ser gestionats basat en la correcta descripció, classificació i contextualització de tots els seus elements. Només així es pot garantir —més enllà de la seva validesa, pertinència i integritat, garantida a Gestiona partint de l’Esquema Nacional de Seguretat— la preservació i l’accés futurs al patrimoni informatiu generat en suports nativament electrònics.
Per definir i desenvolupar les eines integrades de gestió documental de Gestiona es va treballar braç a braç amb especialistes en gestió documental i arxiu dels àmbits públic i privat. El resultat d’aquesta col·laboració constitueix un element principal en el funcionament i la configuració de la plataforma Gestiona: la classificació i parametrització de categories arxivístiques s’integren plenament a la plataforma.
Aquestes categories no són “contenidors buits” en un programari informàtic, ni són “etiquetes” assignades a documents o expedients: Les eines de classificació, normalització i descripció, que hi ha als arxius, desenvolupades, i en mans dels experts en la matèria i fruit del desenvolupament teòric i pràctic de la disciplina arxivística, són funcions plenament integrades al motor de tramitació i funcionament del dia a dia de Gestiona.
Aquestes funcionalitats i eines es posen en joc, a més, en tot moment —des de la mateixa captura de qualsevol dada o document— i transversalment a tota l’organització. La classificació, els esquemes de metadades de gestió i el suport per a la descripció i normalització de la producció documental estan vinculats i integrats de manera completa a la plataforma, que està preparada per adaptar-se a les necessitats plantejades per aquest àmbit tant en l’àmbit de procés com de procediments, mòduls i actors responsables de posar-les en funcionament.
Llavors, el quadre de classificació i la resta d’eines arxivístiques es converteixen en eines d’ús diari en l’organització i per part dels seus empleats i usuaris tramitadors.
Són una guia, un suport i un element de control disponible des de la mateixa obertura d’un expedient —o captura en seu electrònica d’una sol·licitud ciutadana— i repercuteixen a tots els nivells de producció documental a Gestiona.
Constitueixen també la garantia organitzativa i tècnica que dota qualsevol actiu produït a Gestiona de les característiques i els elements necessaris per a la seva preservació i conservació, exigits per al tractament a llarg termini i garantia de l’accés a dades i documents independentment del suport en què fossin generats.
Eines i funcions de gestió arxivística: Responsables, rols i objectius
Gestiona fa ús, integra i fa seves les eines tècniques desenvolupades en l’àmbit arxivístic. La classificació per procediments i el quadre de classificació són elements indispensables en la implantació i utilització de la plataforma.
Mitjançant la seva configuració, es posen en funcionament pautes i automatismes de normalització en les descripcions i intitulacions de qualsevol element del sistema, de la sèrie al document, a més d’incorporar-se catàlegs de tipus documentals i esquemes de metadades de gestió i conservació d’implantació àmplia a Espanya.
Aquestes eines han estat desenvolupades perquè les configurin i les facin servir els responsables de gestió documental i arxiu de les organitzacions que utilitzen Gestiona. Com qualsevol altre element o mòdul de la plataforma, disposen d’opcions de configuració de gran profunditat que requereixen la intervenció activa dels responsables de cada organització, i es posen a la seva disposició per establir i definir el model de gestió i organitzatiu més adequat en cada cas.
En aquest sentit, l’arxiu i els seus responsables tècnics tenen un rol especialment rellevant en la configuració i el manteniment de la plataforma. Ja des dels primers passos del procés d’implantació de Gestiona l’arxiu és un dels interlocutors principals, en contacte permanent amb els responsables del projecte.
Altres subprocessos associats a la implantació o el funcionament de l’administració electrònica —com migracions de dades i documents existents o les integracions de Gestiona amb sistemes verticals de tramitació— han d’experimentar processos de transformació i contextualització en els quals els responsables de l’arxiu tenen molt a dir.
La classificació arxivística, la normalització documental, normalització de descripcions, i fins i tot la definició i el control de conjunts de dades personalitzats (establerts procés a procés) han de ser consensuats i definits per l’Arxiu i els responsables de la gestió documental. Des de la definició de tipologies documentals fins a les normes de captura de dades concretes, Gestiona fa ús de les decisions i les eines de control proveïdes des d’aquest àmbit d’especialitat.
