Signar documents amb segell d’òrgan, enviar notificacions automàtiques, generar documents de manera mecànica… Totes aquestes actuacions són accions automatitzades.
Actualment, a l’Administració pública anem de dret a una transformació dels procediments administratius, a un canvi de cultura en la manera de tramitar.
L’automatització suposa que tasques fetes per operadors humans passen a ser executades per un programari o una màquina. I aquesta qüestió ha esdevingut una acció necessària per aconseguir avantatges com l’eficiència o el control de la informació.
Podem automatitzar tots els procediments administratius?
A l’hora de planificar, a la nostra entitat, una automatització del catàleg de procediments, la primera qüestió que hem d’abordar és la identificació de tasques o accions que es duen a terme en la tramitació d’un procediment que siguin repetitives i mecàniques o que suposin una consulta o una verificació a una font interna o externa de dades. Aquestes tasques podrien ser susceptibles d’automatitzar-se.
D’altra banda, haurem de descartar, com a automatitzables, aquells actes o actuacions que suposin un judici de valor «humà» que difícilment el pugui fer una màquina.
Paral·lelament, haurem de reflexionar sobre aquells procediments o parts del procediment que ja estiguin «madurs» a la nostra entitat. Tràmits que es gestionen de manera recurrent i que estiguin clarament normalitzats i interioritzats pels treballadors.
En definitiva, un cop feta aquesta reflexió, veuríem que podríem arribar a automatitzar al cent per cent i des del principi fins a la fi alguns procediments administratius senzills. Per exemple, un certificat o volant d’empadronament, una bonificació tributària…
I en el cas dels procediments més complexos, podríem arribar a automatitzar-ne algunes parts o peces.
En aquest sentit, ens podríem demanar quines parts del procediment administratiu estan normalitzades i s’executen de manera semblant una vegada i una altra.
Els processos de resolució administrativa són un exemple de tramitació recurrent en una entitat. Aquest procés consisteix en el següent: en primer lloc, l’àrea o el centre gestor emet una proposta de resolució que, si escau, passa per fiscalització; posteriorment, l’òrgan administratiu corresponent la resol i, finalment, es notifica, si escau.
Aquest procés de resolució té peces que sí que es poden normalitzar, però no es poden automatitzar, per exemple, l’emissió de la proposta o l’informe de fiscalització, ja que suposen elements que contenen un judici de valor per part d’un tècnic.
Tanmateix, en el procés de resolució tenim elements que sí que poden ser automatitzats, com ara la generació automàtica d’un decret o la notificació posterior.
El decret és el resultat de la suma de la proposta de resolució i de la fiscalització i la notificació és el trasllat d’aquest contingut a l’interessat. Si assegurem la traçabilitat i el seguiment de les accions dutes a terme podrem automatitzar aquesta part del procediment.
Quin marc jurídic hem de tenir aprovat per automatitzar el procediment administratiu?
El concepte jurídic al qual ens referim quan parlem de l’automatització del procediment és l’actuació administrativa automatitzada.
En aquest sentit, l’article 41 de la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic la defineix com qualsevol acte o actuació efectuada íntegrament a través de mitjans electrònics per part d’una Administració pública en el marc d’un procediment administratiu en el qual no hagi intervingut de manera directa un empleat públic.
En cas de fer servir l’actuació administrativa automatitzada, cal establir prèviament un seguit de punts, com, per exemple, quin serà l’òrgan competent responsable a l’efecte d’impugnació o els supòsits d’utilització dels segells electrònics o CSV.
D’altra banda, a la seu electrònica haurem de publicar una relació actualitzada de les actuacions administratives automatitzades vinculades als serveis, els procediments i els tràmits: així ho estableix l’article 11 del Reial decret 203/2021, de 30 de març, pel qual s’aprova el Reglament d’actuació i funcionament del sector públic per mitjans electrònics.
Totes aquestes qüestions les podrem instrumentar en una resolució o decret que ens estableixi un marc jurídic segur per a l’execució d’aquests automatismes.
Avantatges de l’automatització del procediment
L’automatització del procediment és una qüestió que reportarà beneficis per a l’organització.
L’automatització comportarà un estalvi de temps, esforç i recursos, alliberarà els treballadors de tasques manuals i rutinàries i els derivarà cap a feines més qualificades i de valor.
A més, amb l’establiment d’un procés automatitzat s’assegura el control i la transparència de la informació i, per tant, es pot fer un seguiment i una traçabilitat de les accions efectuades.
Finalment, cal tenir en compte que un procés automatitzat és un procés mesurable amb indicadors objectius.
En conclusió, tenim al davant un canvi de cultura en la tramitació administrativa. L’automatització del procediment ens portarà a transformar l’Administració pública en una Administració àgil i capaç d’optimitzar els recursos i el temps.
