Tramesa d’expedients a òrgans judicials

Una de les qüestions que des de fa temps més es pregunta per part de les entitats al nostre departament jurídic és com he d’enviar els expedients als òrgans judicials quan aquests en sol·liciten la tramesa? A aquesta pregunta, molt reiterativa en els últims temps, s’hi ha unit una altra: ha canviat el mitjà pel qual els òrgans judicials es posen en contacte amb les entitats reclamant la tramesa de documentació?.

Cicle complet de sol·licitud i tramesa expedient

En aquest article provarem de donar resposta a ambdues preguntes. Començant per la segona d’elles.

SIR i la seva interconnexió amb justícia. Què és SIR?

El Sistema d’Interconnexió de Registres (en endavant, SIR) dona resposta a la necessitat de l’intercanvi d’assentaments electrònics de registre entre les administracions públiques.  

Aquest intercanvi de dades s’ha de fer de manera segura i d’acord amb les Normes Tècniques d’Interoperabilitat de document electrònic, digitalització de documents, copiat autèntic i conversió. Tot això, conforme al model de dades per a l’intercanvi d’assentaments entre l’entitats registrals, derivades de l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat. (Reial decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’administració electrònica). 

Lligat a aquest concepte de SIR, hem de parlar també de les oficines d’assistència en matèria de registre (en endavant, OAMR), en aquest sentit la Llei 39/2015, en el seu article 12, preveu la transformació de les oficines d’inscripcions en OAMR, de tal manera que els ciutadans seran assistits per un funcionari per fer els seus tràmits per via electrònica.  

Quines són les seves bondats? 

SIR és un sistema que permet la interoperabilitat dels registres electrònics generals de totes les administracions públiques, a través de la Xarxa SARA i amb una norma estàndard, SICRES 3.0, que garanteix l’entesa entre les diferents oficines d’inscripcions. Això ens permetrà principalment dues funcionalitats: 

En primer lloc, i gràcies a aquest sistema, quan un ciutadà o organisme administratiu presenta qualsevol sol·licitud, escrit o comunicació dirigida a un altre òrgan, organisme públic o administració, i ho fa davant d’una de les OAMR que està integrada a SIR, l’esmentada documentació es pot enviar en format electrònic a qualsevol altra oficina d’inscripcions que també estigui integrada, independentment de la seva ubicació geogràfica, el que comunament es denomina finestreta única. 

A més, i, en segon lloc, SIR permet que les diferents administracions públiques s’intercanviïn assentaments registrals entre elles de manera electrònica. 

D’aquesta manera, la implantació de SIR permet eliminar les comunicacions en paper entre administracions, obtenir immediatesa en la tramesa dels registres, guanyar eficàcia en la tramitació administrativa, reduir costos, eliminar el trànsit de paper, evitar desplaçaments al ciutadà… en conjunt, un important estalvi de mitjans i temps que redunda a prestar més qualitat de servei al ciutadà. 

Sol·licitud de tramesa d’expedients a través de SIR. La seva evolució.

Són moltes les ocasions en què una administració pública rep una petició procedent de l’Administració de Justícia, peticions d’expedients per part dels jutjats i tribunals, que actualment estan arribant en format paper.

Com pot ajudar SIR a modernitzar l’intercanvi de registres entre aquests dos poders, executiu i judicial?

Simplificant, digitalitzant i informatitzant aquestes peticions. Les administracions públiques (ajuntaments, diputacions, entitats locals menors, mancomunitats…) comencen a rebre a les safates de registre SIR registres amb peticions d’expedients de Justícia, peticions procedents de jutjats i tribunals.

Però… i com ha de procedir l’administració que els rebi?

Ha de procedir de la mateixa manera que amb qualsevol altre registre SIR que rebi, el seu funcionament serà el mateix, es dirigiran a les unitats destinatàries que els donen el servei en SIR, i rebut el registre a la safata SIR de l’administració pública, haurà d’operar sobre aquest registre optant per qualsevol de les opcions que s’atorga a un registre SIR, és a dir, hauran de ser confirmats, rebutjats o reenviats.

Hem de tenir en compte que per realitzar les actuacions anteriors (confirmar, rebutjar o reenviar) disposem del protocol de la Guia de procediment en oficines SIR, publicat pel Ministeri de Política Territorial i Funció Pública, que ha estat actualitzat molt recentment i que és d’obligada lectura per a totes les administracions que realitzin intercanvis SIR.

A partir d’aquest apartat de l’article, provarem de donar resposta a la primera de les qüestions plantejades, com enviem els expedients que se’ns sol·liciten als òrgans judicials?

Tramesa d’expedients de justícia. Puc fer la tramesa a través de SIR?

La resposta és contundent, no. Cal fer la tramesa a través d’INSIDE i no s’ha de realitzar cap registre de sortida comunicant la tramesa per INSIDE o adjuntant-hi l’expedient.

I què és INSIDE?

Inside és un sistema que permet la gestió tant de documents com d’expedients, que siguin electrònics i que compleixin amb l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat. La qual cosa permetrà l’intercanvi i emmagatzematge d’aquests.

Però Inside té més funcionalitat, sent una de les més importants en estar integrada amb els serveis d’interconnexió amb l’Administració de Justícia. Aquesta funcionalitat permet utilitzar Inside com un carregador d’expedients ENI que després poden ser enviats a l’òrgan judicial corresponent.

Com fem aquesta tramesa a Justícia a través d’INSIDE?

En primer lloc, haurem de comprovar que l’òrgan judicial al qual hem d’enviar l’expedient pertany a un òrgan jurisdiccional d’una circumscripció judicial adscrita al Ministeri de Justícia o, si no, que hagi subscrit la comunitat autònoma corresponent un conveni per utilitzar l’aplicació INSIDE.

Els òrgans judicials als quals a data actual es poden enviar expedients a través de l’aplicació Inside són els dels territoris competència del Ministeri de Justícia:

  • Castella-la Manxa,
  • Castella i Lleó,
  • Múrcia,
  • Extremadura,
  • Illes Balears,
  • Ceuta,
  • Melilla,
  • Audiència Nacional
  • Tribunal Suprem

I les comunitats autònomes que han subscrit convenis per utilitzar l’esmentada aplicació:

  • Andalusia,
  • Astúries 
  • La Rioja.

No obstant això, està previst que en els propers mesos es vagin incorporant a aquest sistema de manera progressiva els òrgans judicials de la resta de territoris.

I com utilitzem l’aplicació Inside?

Les entitats poden tenir accés a Inside de dues maneres: la primera d’elles, sol·licitant accés al web, i en aquest cas han d’entrar en l’aplicació i pujar manualment l’expedient per després enviar-lo a Justícia a l’òrgan judicial corresponent.

La segona d’elles, a través del que des del punt de vista programàtic es denomina utilització dels serveis web. Això significa que una plataforma de gestió d’expedient, en aquest cas Gestiona, està integrada amb Inside, la qual cosa permet als seus usuaris fer trameses d’expedients a Justícia sense necessitat de sortir de Gestiona, de manera fàcil, ràpida i segura.

Actualment, els nostres usuaris ja tenen disponible la integració entre Gestiona i Inside, les entitats poden enviar un expedient als òrgans judicials gràcies a la interoperabilitat; complint l’esmentada tramesa amb els estàndards marcats per l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat.

Aquest esquema es va crear perquè les diferents administracions puguin intercanviar documentació entre elles, sempre que aquesta compleixi determinades característiques tècniques, de tal manera que els intercanvis siguin compatibles, segurs i que es permeti la conservació de documents de manera digital.

Així, segons hem exposat en aquest article, SIR uneix una nova funcionalitat i la integració entre Gestiona i Inside millora la interactuació amb els òrgans judicials, facilitant enormement la tramesa d’expedients en format digital a l’Administració de Justícia.

Amb tot això s’evitarà la realització de trameses en paper entre aquests dos grans poders públics, és a dir, entre les administracions públiques i el Poder Judicial, amb l’estalvi en temps i costos, l’increment de la seguretat jurídica i la reducció dels terminis en la gestió documental.

Compartir:

Compartició en twitter
Compartició en linkedin
Compartició en whatsapp
Compartició en facebook
Vull que em cridin
Si necessites ajuda deixa les teves dades de contacte i nosaltres et cridem.

Informació bàsica de protecció de dades. Responsable del tractament: ESPUBLICO SERVEIS PER A l'ADMINISTRACIÓ, S.A. (esPublico). Finalitat: a) contactar amb tu per a respondre a les consultes i peticions d'informació formulades, b) mantenir relacions amb l'entitat en la qual treballes. Exercici de drets: dpd@espublico.com o en l'adreça postal del responsable del tractament. Més informació: Política de Privacidad.

Si ho prefereixes crida'ns
Quiero que me llamen

Si necesitas ayuda deja tus datos de contacto y nosotros te llamamos.

Información básica de protección de datos. Responsable del tratamiento: ESPUBLICO SERVICIOS PARA LA ADMINISTRACIÓN, S.A. (esPublico). Finalidad: a) contactar contigo para responder a las consultas y peticiones de información formuladas, b) mantener relaciones con la entidad en la que trabajas. Ejercicio de derechos: dpd@espublico.com o en la dirección postal del responsable del tratamiento. Más información: Política de Privacidad.

Si lo prefieres llámanos