Introducció: per què un curs de gestió documental i arxiu
El Programa de Certificació d’usuaris administradors a Gestiona es va plantejar, com vèiem en l’article inicial d’aquesta sèrie com una eina enfocada a la capacitació de perfils professionals de naturalesa interdisciplinària, i amb l’objectiu clar de facilitar la col·laboració amb administracions públiques eficients i dotades de mitjans eficaços per a la consecució dels seus objectius.
A través dels diferents mòduls, temes i activitats, es tracta en profunditat la configuració a la plataforma d’eines de classificació, normalització i categorització de la producció documental.
En aquest context, un dels cursos que defineixen el programa és el corresponent a la GESTIÓ DOCUMENTAL Y ARXIU. Aquest curs s’estableix com un dels primers objectius a completar per part dels assistents matriculats, atesa la naturalesa central i cohesionadora dels continguts tractats en el mateix. A través dels diferents mòduls, temes i activitats, es tracta en profunditat la configuració a la plataforma d’eines de classificació, normalització i categorització de la producció documental.
Així, independentment del grau de coneixements previs dels alumnes matriculats, es realitza un recorregut complet des de la teoria i conceptes de la gestió documental i l’arxiu -sempre sota l’òptica de l’aplicació a GESTIONA- fins a l’anàlisi detallada de cada una de les funcionalitats d’aquest àmbit presents a la plataforma.
Els continguts del curs de gestió documental i arxiu
El curs de gestió documental i arxiu es compon de cinc mòduls disposats en els seus continguts del general al particular: Partint d’una base introductòria teòrica i de definició dels conceptes de la Gestió Documental i l’Arxiu a Gestiona, els alumnes aniran aprofundint en els detalls de configuració de funcionalitats concretes, les possibilitats ofertes per cadascuna d’elles, i els efectes que provoquen els paràmetres assignats sobre els productes de tramitació, documents i dades.
Els continguts d’aquest curs se centren quatre eixos principals de coneixement:
- Categorització i classificació dels productes de tramitació i registre a Gestiona.
- Control i disposició de l’accés intern a expedients i documents. Permisos d’obertura, accés i edició.
- Interacció entre els sistemes de classificació establerts a la plataforma: catàleg de procediments, quadre de classificació arxivística, inventari de tràmits ciutadans, etc.
- Configuració d’eines i efectes de la configuració en el dia a dia de la tramitació de documents i expedients.
Aquests continguts s’aborden en cinc mòduls diferenciats per l’objecte d’anàlisi o funcionalitat concreta de la plataforma:
Mòdul 1: Introducció, teoria i conceptes de la Gestió Documental a Gestiona.
En aquest mòdul introductori s’estableixen els conceptes i coneixements previs per abordar correctament la resta de mòduls i continguts. L’objectiu principal és tant identificar les diferents eines de gestió documental de la plataforma com les interaccions existents entre elles, fruit de les quals s’estableixen les pautes de gestió documental traslladades a Gestiona.
Mòdul 2: El Catàleg d’Activitats i Procediments
Una de les eines principals per a la definició i configuració de models de gestió documental a gestiona és el catàleg de procediments i la seva estructura bàsica de configuració del catàleg d’activitats. Aquestes potents funcionalitats dominen la totalitat de la producció documental a la plataforma, integrant de forma efectiva els registres electrònics d’entrada i sortida, seu electrònica, motor de tramitació i els diferents mòduls de tramitació.
Qualsevol document, expedient, registre o dada capturada o recollida a gestiona està subjecte a les pautes establertes en aquesta eina, que per tant ha de ser configurada seguint criteris de normalització, categorització i control meditades i compreses en el seu abast i continguts.
En aquest mòdul es recull tant la naturalesa dels catàlegs com les possibilitats de configuració presents en els mateixos, prestant especial detall als efectes que aquests exerceixen sobre la tramitació documental, i en especial a la definició de models de dades i estructures de dades.
Mòdul 3: El Mòdul de Gestió Arxivística
De forma complementària però totalment integrada amb el catàleg de procediments, la classificació arxivística és un element de primer ordre en la configuració de la producció documental de la plataforma Gestiona.
Les pautes de classificació i descripció establertes a nivell d’Arxiu són aspectes crítics per a la preservació i el tractament a llarg termini de la documentació generada en suport electrònic. Mitjançant l’anàlisi d’aquestes eines i les seves potencialitats, el mòdul de continguts aborda la transformació i adaptació de la classificació arxivística al motor de tramitació a Gestiona, incorporant el seu potencial d’estandardització i tractament normalitzat d’informació al dia a dia dels usuaris tramitadors de la plataforma.
Les pautes de classificació i descripció establertes a nivell d’Arxiu són aspectes crítics per a la preservació i el tractament a llarg termini de la documentació generada en suport electrònic.
Mòdul 4: Iniciació del procediment administratiu
Si el Catàleg de Procediments disposa els cursos organitzatius de tramitació a Gestiona i el Quadre de Classificació Arxivística els elements de normalització i preservació a llarg termini, aplicats a l’experiència d’ús dels treballadors de l’organització, l’Inventari de Tràmits Ciutadans és l’estructura de classificació que recull la totalitat de processos oferts a la ciutadania a través de la Seu Electrònica o l’Oficina d’Assistència en matèria de Registres.
En aquest apartat del curs s’estudia la configuració i categorització dels tràmits externs de l’organització, des de la composició de formularis intel·ligents, centrats en l’experiència d’ús dels ciutadans, fins a la simplificació en el requeriment documental associat a cada un d’aquests tràmits.
Mòdul 5: Temes i categories de registre.
En aquest mòdul s’analitzen les funcions i opcions de configuració disponibles en el mòdul de Temes i Categories de registre, i està formulat com una ajuda a la configuració d’aquesta eina essencial per als treballadors i responsables de les oficines d’inscripcions de les administracions públiques.
En tractar-se d’una eina dissenyada per a l’automatització d’assignacions de càrrega de treball i resums d’assentaments registrals, en aquest apartat es fa un recorregut complet per les funcions de configuració, els seus efectes en la tramitació, i la seva interacció amb la resta de funcionalitats de la plataforma.
Activitats complementàries als continguts teòrics
Tots els cursos del programa de certificació tenen una finalitat eminentment pràctica i estan orientats a l’aplicació real de casos d’ús habituals, d’alt impacte, o que suposin un repte per al dia a dia de les organitzacions i administracions públiques.
És per això que els continguts de naturalesa teòrica, recollits en els esmentats cinc mòduls de continguts, es contrasten sempre amb activitats, tallers i sessions de configuració enfocats en l’aplicació pràctica dels coneixements obtinguts.
D’aquesta forma, tots els continguts teòrics i conceptuals disponibles a l’acadèmia de formació es concreten a través d’activitats pràctiques de diferents tipus, concebudes amb el doble objectiu d’aprofundir en la base teòrica que els sustenta i de traslladar de forma pràctica els casos d’ús i reptes del dia a dia de les organitzacions a la parametrització de la plataforma. Aquests continguts pràctics es formulen en diferents tipologies:
- Exercicis teoricopràctics i tests, centrats en la reflexió i aplicació concreta de coneixements específics tractats en el temari. El resultat d’aquests exercicis és posat en comú amb la resta d’alumnes, que tenen accés a les reflexions i consideracions dels seus companys.
- Workshops i tallers online dissenyats des de l’aplicació de casuístiques reals, i centrats en la interacció, aportació de coneixements i resolució de dubtes plantejats pels alumnes.
- Activitats i dinàmiques de treball en equip, orientades a l’aplicació pràctica per part dels alumnes de casos d’ús preestablerts, enriquides pel caràcter interdisciplinari i cooperatiu dels grups de treball.
Recerca de l’aplicabilitat real a les necessitats de les organitzacions.
En definitiva, el Curs de Gestió Documental i Arxiu s’ha plantejat com una eina central i prèvia a la resta de continguts del programa de certificació, tant per la naturalesa estructural dels continguts tractats -les grans estructures de classificació i normalització de processos d’administració electrònica- com pels plantejaments conceptuals recollits i abordats, d’aplicació directa en els cursos posteriors.
Com la resta de cursos de la certificació, tots els mòduls de continguts del curs tenen per objectiu el seu trasllat i aplicació al dia a dia de les organitzacions i han de servir d’eina als alumnes subjectes al programa, fomentant-se en tot moment la reflexió i adaptació de les necessitats concretes de les seves respectives organitzacions als continguts del curs de Gestió Documental i Arxiu.
