El curs “escriptori de tramitació" és el nucli principal del Programa de Certificació d’usuaris administradors a Gestiona. El seu objectiu principal és acompanyar a l’alumne en el trànsit del procediment manual a l’automatitzat.
A través d’aquest viatge, l’usuari administrador aprèn a dominar d’una forma natural totes les possibilitats que l’eina disposa en la parametrització i normalització del procediment administratiu.
Amb una metodologia principalment pràctica basada en el treball en grup de casos reals, es provoca en els alumnes un debat reflexiu sobre l’ús de cada funcionalitat; ja que en ser Gestiona una aplicació flexible i híbrida, ens podrem trobar casos en els quals a una entitat li convingui la tramitació lliure i altres en els quals sigui necessari un procés més guiat.
Un dels elements d’èxit d’aquest curs és el seu enfocament pràctic, en espais de treball presencials i en línia.
D’una banda, realitzem tallers presencials grupals a les nostres instal·lacions, enfocats a treure el màxim rendiment a les funcionalitats de Circuits de Resolució, Actes Plurals, Tramitació Reglada, etc.
El plantejament metodològic d’aquests tallers pretén que els alumnes aprofundeixin, no només en el coneixement i domini de les funcionalitats de Gestiona, sinó, i sobretot, que reflexionin en comú sobre els diferents usos de les mateixes, que analitzin bones pràctiques, troballes, etc. posant-se de relleu les experiències individuals de tots els alumnes al llarg de les sessions i els exercicis pràctics.
Un altre dels espais de treball són els tallers en línia en els quals el docent acompanya l’alumne en el procés d’assimilació de continguts a través d’aquestes sessions pràctiques, en les quals es mostren exemples d’ús de funcionalitats avançades de l’escriptori de tramitació de Gestiona per cobrir tant l’aspecte didàctic, com començar a obrir el debat i la reflexió entre els assistents. En aquestes videoconferències, a més, els alumnes pregunten els seus dubtes sobre els continguts teòrics que s’ofereixen a la plataforma de formació.
Respecte als continguts del curs a la plataforma de formació, destaquem que el curs d’escriptori de tramitació es compon de cinc mòduls, en els quals s’avança progressivament des de la tramitació lliure fins a la tramitació automatitzada.
Com a eix central d’aquesta normalització administrativa, trobem una de les principals eines de normalització de Gestiona: el circuit de resolució, gràcies al qual l’entitat garantirà que es notifica el que es resol, i es resol el que s’ha proposat des d’una àrea gestora.
De forma paral·lela, els alumnes descobreixen les possibilitats que ofereix Gestiona en matèria de tramitació reglada del procés d’instrucció de l’expedient, que permet a les unitats que tramiten definir una seqüència ordenada de tasques i documents, incidint en les possibilitats que té de cara a l’automatització del procediment, tant a nivell d’obertura automàtica i condicionada d’expedients, com d’implementació de lògiques en la tramitació sense intervenció humana.
Entre els continguts del curs, destaquem el “redescobriment” que els alumnes fan dels circuits de tramitació, una funcionalitat de Gestiona que permet aplicar accions automatitzades o fluxos de tramitació específics sobre un document.
Per a molts d’ells, reflexionar sobre aquesta funcionalitat “tradicional” de Gestiona, ha estat un exercici molt interessant perquè els ha permès prendre abast i dimensió d’una eina, fonamental dins de l’escriptori de tramitació, i responsable de part de l’èxit que ha tingut Gestiona com a plataforma de modernització de la tramitació administrativa en les Administracions Públiques.
L’experiència de les primeres edicions de la Certificació d’usuaris administradors realitzades al llarg de 2022 ens està demostrat que està suposant un salt qualitatiu per a les Administracions que han assistit. Estan “traient suc” a Gestiona i avançant en la simplificació i automatització del procediment. A més, ens expliquen que s’obre un procés virtuós en el qual els alumnes interactuen entre si de forma habitual per compartir les noves troballes i idees d’ús avançat de la plataforma.
En definitiva, com hem comentat, el curs de l’Escriptori de Tramitació s’ha plantejat com una eina central de la certificació, amb la que l’alumne aprèn, juntament amb altres companys, a reflexionar sobre els seus propis procediments i simplificant-los a base de “construir” la seva pròpia tramitació normalitzada.
