Des de l’entrada en vigor de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les Administracions Públiques, i la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, que consagren el dret de les persones a relacionar-se per mitjans electrònics amb les administracions públiques, l’evolució del percentatge de tràmits que es fan de manera electrònica respecte del total dels presentats creix exponencialment amb el pas dels anys, tal com reflecteixen les dades que obtenim d’OBSAE (https://dataobsae.administracionelectronica.gob.es). Un dels factors que ha facilitat aquest increment és la constant evolució de la tecnologia que tenen les administracions públiques, la qual permet a les entitats ser interoperables i fer que la simplificació administrativa sigui una realitat.
En aquest cas, ens centrarem en el potencial que s’obté de la parametrització dels tràmits que pot presentar el ciutadà des de la seu electrònica o l’oficina d’assistència en matèria de registres.
Aquesta nova funcionalitat permetrà crear instàncies dinàmiques i intel·ligents que vagin modificant tant el contingut fix com els camps emplenables del formulari, en funció de la informació que inclogui el ciutadà.
Per posar en marxa aquest desenvolupament, des de la configuració dels tràmits externs de Gestiona, es podran crear seqüències de resposta no lineals de manera senzilla. La clau és treballar mitjançant seccions condicionades a les tries que faci el ciutadà en camps selectors, d’aquesta manera les instàncies es nodreixen d’un contingut variable que s’ajusti a les decisions de la persona que està fent el tràmit.
La finalitat de tot això és que el ciutadà s’adoni de com és de senzill utilitzar la seu electrònica i completar els formularis esmentats, els quals que depenent de les seves respostes decidiran la classe de sol·licitud que volen fer, aconseguint una interconnexió més personalitzada i disminuint el temps de tramitació. Per tant, el ciutadà enviarà a l’administració una documentació concreta, una instància més clara i neta.
Quins beneficis implica aquest grau de personalització?
A la pràctica, aquest nivell de configuració aportarà més envergadura a la seu electrònica per diversos motius. Uns quants tràmits es podran recollir en un de sol; això comporta una simplificació administrativa, tant per a l’entitat que estalvia en temps de configuració, com per al tercer, que amb menys coneixement del tràmit administratiu serà capaç d’escollir el camí adequat. Un exemple clar és el de les llicències d’activitat, en comptes de crear un tràmit per a les seves diverses finalitats (llicències d’activitats classificades, innòcues, establiments, habitatges turístics…) crearem un únic tràmit i a través dels camps seleccionables anirem guiant el ciutadà.
Un altre dels aspectes que cal destacar, és la captura de les dades que empleni el sol·licitant per a la posterior explotació a l’expedient. Aquesta informació la podrem emprar durant la vida administrativa de l’expedient incorporant-la en formularis, documents, tasques o per a la filtració i la cerca de l’expedient electrònic. Això aporta més valor a la dada i li dona una perspectiva d’usabilitat que s’allunya de la visió estàtica i lineal d’aquesta que es podia entendre abans.
Què fem amb la documentació específica d’un tràmit?
Aquesta nova funcionalitat no només permetrà crear formularis volàtils que s’adaptaran al tràmit que realment vulgui presentar el sol·licitant, sinó que també ens permetrà condicionar la documentació a aportar en funció de les decisions que s’hagin pres en la instància.
Posant la vista en el potencial que això comporta, es pot assegurar que agilita el procés de revisió de la documentació per part de l’administració, ja que evita l’aportació de documents innecessaris. Des del punt de vista del ciutadà simplificarà el procés de tramitació perquè estalviarà la presentació de documentació innecessària, amb el guany en temps i, per tant, en el grau de satisfacció que això implica.
Reflexió final
Per concloure, només mana destacar que els tràmits intel·ligents són sinònim de simplicitat, eficàcia, seguretat, interoperabilitat, espai i temps per als interlocutors d’aquesta funcionalitat. La finalitat del procés de transformació digital dels organismes públics no és cap altre que aportar més qualitat de servei als seus ciutadans, per això tot canvi que ens estimuli a avançar en aquest objectiu l’hem de rebre com una funcionalitat que aporta valor a la nostra entitat, que ens permet continuar evolucionant el futur de l’administració electrònica i acostant-la al ciutadà.
