Context i definicions
L’Esquema Nacional d’Interoperabilitat estableix les directrius d’interoperabilitat en l’intercanvi i conservació de la informació electrònica per part de les Administracions Públiques. Principalment, defineix un conjunt de normes bàsiques per a l’intercanvi i emmagatzematge de documents i expedients electrònics.
La Interoperabilitat és la capacitat dels procediments juntament amb sistemes d’informàtics de compartir dades i possibilitar l’intercanvi d’informació i dades entre ells.
L’expedient electrònic es defineix com el conjunt de documents electrònics corresponents a un procediment administratiu i es regula segons les següents normes.
- La Norma Tècnica d’Interoperabilitat d’Expedient Electrònic té per objecte establir l’estructura dels expedients electrònics. Principalment està estructurades en documents electrònics, índex electrònic, signatura electrònica i metadades mínimes obligatòries.
- La Norma Tècnica d’Interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics tracta també els aspectes relatius a la gestió i conservació dels documents electrònics dels expedients.
Un document administratiu electrònic (segons l’ENI) és l’objecte digital administratiu que conté la informació (dades i firma) i les dades associades a aquesta (metadades). Un document electrònic és la suma de tres components…
Per què un estàndard per migrar?
Des del punt de vista de la migració de dades, la utilització d’estàndards és una necessitat, no només perquè es defineixi a nivell legislatiu sinó, més aviat, per un tema operatiu. Les migracions de dades d’una eina a l’altra sempre requeriran un procés d’adaptació de dades d’un origen a una destinació i que millor que disposar d’una guia de referència que simplifiqui i adeqüi aquestes dades independentment del gestor de dades que s’estigui utilitzant. És el que denominem un estàndard de migració.
En aquest context de necessitat d’un estàndard de migració, que millor estàndard que el proporcionat pel ministeri per a l’intercanvi d’informació “No inventarem la roda” per això tots els processos de migració de Gestiona es basen en l’estàndard ENI.
Hi ha ocasions en les qual l’estàndard ENI tal com està definit, “queda curt”, per la qual cosa a esPublico hem definit un estàndard “ENI ampliat” que, dins del compliment de l’estàndard original, amplia certes dades que permeten enriquir la informació de l’expedient i contextualitzar-lo adequadament dins de Gestiona.
No s’ha d’oblidar que un dels principals objectius de la migració de dades a la plataforma Gestiona, no és només disposar de la informació, sinó disposar de la informació de forma útil, explotable, i analitzable. La informació migrada entrarà a formar part del patrimoni informatiu i documental organització,al igual que la que genera diàriament, de manera que es podrà analitzar a nivell global amb tota la informació històrica de l’organització.
En el context que ens incumbeix, la migració cap a Gestiona, i considerant que l’origen de dades pot ser del més heterogeni, el fet de disposar d’un estàndard és una necessitat i pot facilitar molt els processos de migració. En aquest sentit podem trobar diferents escenaris:
- Aplicació origen exporta dades:
- A format ENI: Enriquim la informació i migrem
- A format Propi: Convertim ENI, enriquim i migrem.
- Aplicació origen no exporta dades:
- Generem format ENI enriquit amb les herramientas disponibles (accés a BD, webservices o el que disposi la plataforma origen)
En qualsevol cas, l’objectiu de tots els processos d’extracció de dades que es dissenyin, independentment de l’origen tècnic per obtenir-los, serà el mateix, serà generar les dades seguint l’estàndard ENI ampliat que permetrà carregar els expedients amb tota la seva informació a Gestiona.
Conclusions
Si ja tenim un estàndard, perquè no utilitzar-lo tal qual?, i si totes les eines l’utilitzen, la migració hauria de ser senzilla… exportar/importar. La realitat ens diu que no és així.
Algunes eines permeten l’exportació a format ENI, però utilitzant les dades bàsiques d’aquest i sense realitzar una auditoria de qualitat de la dada, per tant, malgrat disposar la informació legal exigida, queda massa curta per poder realitzar certes anàlisis de dades. Indispensable avui dia al món del Big Data.
L’intercanvi de “només” la informació que requereix l’ENI no és suficient per al grau d’explotació i qualitat de la dada que s’exigeix a Gestiona i, per això, en els projectes de migració és un requisit indispensable mantenir aquests estàndards de qualitat i, per això, s’ha definit un ENI ampliat que cobreix la necessitat bàsica d’interoperabilitat i les exigències de qualitat i explotació de dades de Gestiona.
