L’ article 36.3 de la Llei 39/2015, ofereix una potent arma de simplificació, que és la de resoldre de forma plural actes de la mateixa naturalesa. Textualment, la norma ens diu el següent:
3. Quan s’hagi de dictar una sèrie d’actes administratius de la mateixa naturalesa, tals com nomenaments, concessions o llicències, podran refondre’s en un únic acte, acordat per l’òrgan competent, que especificarà les persones o altres circumstàncies que individualitzin els efectes de l’acte per a cada interessat.
Sota aquesta premissa, a Gestiona construïm la funcionalitat dels Circuits de Resolució plurals, que ens permet que, en un únic acte resolutori, es resolguin múltiples expedients, notificant a cada interessat el text concret que li incumbeixi, sense que pugui veure la informació de la resta d’interessats.
Al següent article exposarem una sèrie de recomanacions per treure-li el partit més gran possible a l’eina, i aconseguir simplificar el màxim possible la tramitació administrativa.
En primer terme, proposem dues tasques prèvies d’anàlisi. D’una banda, provar d’il·lustrar en un diagrama, la seqüència d’actes i documents. En un procediment a instància de part, podríem trobar-nos amb un flux semblant a aquest:
I d’altra banda, identificar les variables que utilitzarem. Per exemple, en un procediment de concessió de llicències urbanístiques, ens trobarem dades com les dades del sol·licitant, la data de sol·licitud, l’objecte de l’obra, l’emplaçament, etc. Aquestes són dades que podem estar obtenint directament des de la sol·licitud que ens realitzi l’interessat (bé per la seu electrònica, bé des de l’oficina d’assistència), per la qual cosa podem aprofitar la confecció d’un tràmit extern que els reculli. Però també tindrem altres dades que sorgiran de l’anàlisi que facin els tècnics (per exemple, si s’informa favorablement o desfavorablement, si cal requerir que es solucioni la sol·licitud, etc).
Així doncs, haurem de treballar els tesaurus per tenir ben informat l’expedient individual derivat de cada sol·licitud.
Per a això, és molt útil que definim una tasca de tipus formulari (de segona generació) que s’obri automàticament i s’assigni a l’empleat que hagi obert l’expedient perquè revisi i/o empleni les esmentades dades. Però també, recomanem que els documents de judici de valor, com els informes tècnics, es facin des d’una tasca de tramitació reglada de tipus document. És un procés òptim, perquè el tècnic heretarà a la plantilla les dades prèvies, i només haurà d’informar els propis de l’avaluació tècnica.
D’aquesta manera, anem recollint les dades essencials de l’expedient individual. Dades que d’una banda ens podrem emportar a la resolució, i, a més, poden desencadenar canvis de flux i d’estats de l’expedient.
Així, la següent recomanació és treballar els estats específics dels expedients individuals. Per exemple, podrem jugar amb els següents: Pendent d’informar, pendent de solucionar, informat favorablement, informat desfavorablement, resolt, desistit, etc. En aquest aspecte, Gestiona ofereix la llibertat de crear els estats que estimem a nivell d’“activitat”, que utilitzarem després a l’expedient individual, a mesura que es vagin finalitzant les tasques de tramitació reglada.
Una vegada tenim informats amb dades i estats els expedients individuals, és quan podrem començar a treballar el circuit de resolució plural.
El nostre consell és crear un procediment diferent a l’individual, a fi que des d’un expedient transversal llancem el Circuit de Resolució plural, i assegurar la protecció de dades personals.
En la confecció del circuit de resolució plural haurem de triar les dades rellevants dels expedients individuals que volem que es mostrin en la resolució. Un consell, a fi de protegir dades personals, serà citar només alguna dada identificativa, ocultant-ne d’altres. Per exemple, citar el número d’expedient i NIF de l’interessat, però no mostrar el nom. Sobretot, si ens trobem en expedients sancionadors, per exemple.
Gestiona ve per defecte amb regles de validació perquè impedeixin que les notificacions “es barregin” entre expedients, prioritzant la seguretat jurídica i la protecció de dades personals
Referent a això, el circuit de resolució plural necessitarà tant el NIF (per fer la notificació) com el número d’expedient (per guardar còpia parcial de la resolució). A més, Gestiona ve per defecte amb regles de validació perquè impedeixin que les notificacions “es barregin” entre expedients, prioritzant la seguretat jurídica i la protecció de dades personals.
Arribats a aquest punt, podrem decidir si en un únic acte resolutori volem resoldre tant les llicències que es concedeixin com es deneguin; o si preferim cenyir-nos a les d’un tipus. Així doncs, podrem utilitzar els estats dels expedients per filtrar, per exemple, els expedients individuals que estan en l’estat “llestos per resoldre”, els que estiguin “informats favorablement”, o un altre estat que estimem convenient.
Aquest filtre de procediment + estat el podrem predefinir per circuit de resolució plural, per evitar que l’empleat que vagi a utilitzar-los esculli erròniament tant expedients d’altres procediments, com els que estiguin en altres estats no desitjats (per exemple, pendents d’informar).
Una altra recomanació que donem és treballar adequadament els textos que tindran, tant la proposta i la resolució d’una banda, com les respectives notificacions individuals per un altre.
Per a la proposta i la resolució, predefinirem els continguts d’un annex on ens mostrarà en cascada les dades de tots els expedients individuals seleccionats. Per exemple, número d’expedient, NIF de l’interessat, objecte de l’obra i emplaçament. L’esmentat annex es generarà automàticament cada vegada que llancem el circuit, una vegada identifiquem els expedients concrets que aniran en aquesta “remesa”, i s’inclourà al final dels PDFs de la proposta i de la resolució/acord.
Tanmateix, per a la notificació individualitzada, el sistema construirà un PDF diferent en el qual només oferiran només les dades específiques concretes de l’interessat, sense mostrar les dades de la resta d’interessats d’aquesta “remesa”. El sistema generarà tants PDFs com expedients hi hagués. A cada expedient individual s’emmagatzemarà la respectiva notificació i des d’allà farem el seguiment del seu lliurament.
També podrem elegir que ens emmagatzemi als expedients individuals una còpia parcial de la resolució/acord que mostri únicament les dades de l’interessat.
A més, filarem que es canviï l’estat de l’expedient individual a “resolt”, per exemple, a fi de controlar quins ja han passat pel circuit, i quins fins i tot estan llestos per resoldre.
Us animem que utilitzeu aquestes funcionalitats, ja que permetrà agilitar i simplificar la tramitació administrativa. Per exemple, és habitual que en una sessió d’un òrgan col·legiat vulguem incloure en un únic punt de l’ordre del dia la resolució de totes les llicències tramitades en la setmana, i que puguem donar compte de múltiples expedients en una única votació, automatitzant massivament les notificacions a cada interessat. De forma anàloga, en expedients de subvencions, sancionadors, i un llarg etcètera.
