L’1 de juny de 2022 l’Ajuntament de Vila-seca i els seus Patronats Municipals havien d’afrontar la implantació d’una nova plataforma d’administració electrònica. En aquest cas, l’eina va ser el Gestiona de 2a generació, del proveïdor Espublico.
Com ja sabeu, moltes o totes les administracions catalanes hem passat per aquest procés de canvi, i ja sabem que no és fàcil, per diversos factors i no sempre surt com nosaltres voldríem. Segurament, ja us sentiu identificades la major part de les persones que llegiu aquest article.
I en aquest cas, l’Ajuntament de Vila-seca tenia clar que aquest projecte havia de ser un èxit. Es necessitava comptar amb tot el personal de l’organització i la implicació del proveïdor Espublico.
M’agradaria explicar-vos com l’Ajuntament de Vila-seca va afrontar aquest projecte posant en el centre al personal de l’organització i a la ciutadania, així com el camí que hem recorregut fins arribar a la posada en funcionament del projecte.
Com preparar la nostra organització per a portar a terme el projecte?
Per a portar a terme qualsevol iniciativa dins l’administració és necessari que s’incorpori dins de la planificació estratègica de l’organització. Com ja sabeu, la planificació estratègica és una eina crucial per a les administracions públiques per aconseguir els seus objectius i millorar la seva eficiència i eficàcia.
Aquesta metodologia consisteix en la definició d’objectius a llarg termini, la identificació d’oportunitats i amenaces, la implementació d’un pla d’acció específic i la monitorització i avaluació constant del progrés.
És important fer referència a la col·laboració. Hem de ser una Administració Col·laboradora, amb la resta d’organitzacions així com amb els diferents stakeholders que interactuen de manera coordinada per a un benefici mutu.
Hem de ser capaços de treballar de manera col·laboradora tant a nivell intern de les nostres administracions, així com a nivell extern amb la resta d’actors del nostre ecosistema. És positiu saber, i veure què estan realitzant els nostres companys d’altres administracions i si està fet i funciona, copiar i millorar.
L’Ajuntament de Vila-seca treballa en l’aportació de valor, a través de la col·laboració, la transparència, la transferència del coneixement, l’acompanyament a la ciutadania, les col·laboracions públic-privades, les xarxes relacionals col·laboratives i compartir informació.
La clau és sumar entre totes les persones i aportar valor en comú
Per a poder transformar culturalment l’Ajuntament de Vila-seca, hem hagut d’impregnar la cultura de la innovació dins de l’Administració i hem treballat els següents elements clau per a beneficiar els entorns i accions facilitadores de la innovació que són la comunicació, la formació i el rol del personal públic.
Un element imprescindible, és la comunicació interna dins de l’administració i de tots els projectes. És indispensable que totes les persones que formen part de la organització, tinguin coneixement del projecte que es portarà a terme i puguin participar en la definició, i un cop comenci el projecte puguin continuar formant part d’ell.
De fet, és inconcebible portar a terme una implantació de l’administració electrònica sense el personal de l’organització. L’Ajuntament de Vila-seca va portar a terme diferents actuacions anteriors a la implantació com: xerrades informatives del projecte, sessions de participació i motivació amb tot el personal, anàlisis DAFOs, etc.
Un cop, ja es va planificar la implantació de l’eina, l’Ajuntament de Vila-seca juntament amb el consultors de Espublico, van establir un calendari de sessions amb l’objectiu de que tot el personal de l’organització estigués informat, pogués participar, i treballar col·laborativament amb altres departaments. D’aquí van sorgir diferents necessitats tal com:
- La creació d’una plataforma amb una biblioteca de recursos interna, amb tot el material que s’anava generant i es genera, tal com vídeos de les sessions de formació, manuals d’ajuda, butlletins interns… per a què els nostres treballadors i treballadores puguin accedir a la documentació en qualsevol moment.
- La creació d’un grup de treball d’administració electrònica, amb l’objectiu de ser experts i interlocutors de l’eina amb els seus departaments, treballar la reenginyeria de processos, la simplificació administrativa, el llenguatge natural, etc.
En aquest projecte s’ha treballat la col·laboració interdepartamental i la transversalitat.
L’acompanyament de personal en l’eina, ha estat un factor clau també en el projecte. Els consultors de l’empresa juntament amb el personal de l’Àrea d’Innovació, acompanyen diàriament a tots els treballadors municipals. I també, s’escolta activament les necessitats internes del personal i la millora de l’eina.
La millora contínua de la plataforma, és gràcies a les necessitats plantejades del personal, el seguiment continu del projecte, així com les millores de producte proporcionades per l’empresa.
Un altre element que destacaria i que es va treballar en les sessions inicials amb els empleats, va ser que hem d’entendre la tecnologia com un element facilitador i no com a la solució. I amb això em refereixo, que a vegades pensem que ja tenim l’eina i ja està i realment l’important és que funcioni i treure el màxim de rendiment i això és possible únicament amb un bon lideratge intern i les persones que conformen la nostra administració.
La implantació de la nova plataforma d’administració electrònica també va coincidir amb l’obertura de la Oficina d’Atenció en Matèria de Registres de Vila-seca. Per tant, ens vam veure doblement pressionats. La veritat és que la facilitat de l’eina de Gestiona i l’acompanyament va permetre que el nostre personal de l’OAMR comencés a assistir els tràmits presencials amb la ciutadania ràpidament.
I els tràmits online? La plataforma incorpora una seu electrònica on es posa a disposició de la ciutadania i empreses la tramitació electrònica. A l’actualitat, estem molt juny de què ens entengui i posar-li fàcil a la ciutadania.
L’Ajuntament de Vila-seca en aquest sentit està treballant en la incorporació del llenguatge natural als tràmits que s’ofereixen, en simplificar passos, i en ser proactius i predictius, és a dir, si ja sabem que cada any una persona o empresa presenta el mateix tràmit perquè no ens anticipem, evitem demanar-li la documentació de nou, i li enviem un missatge de si l’interessa demanar el tràmit i ja està!
L’Ajuntament de Vila-seca prioritza en l’acompanyament de qualsevol tràmit i consulta relacionada amb l’administració, ja sigui presencial, telefònica o telemàtica. A l’actualitat estem oferint, cita prèvia de consultes amb els tècnics municipals i atenció personalitzada a la ciutadania i empreses telemàticament a través d’aquesta eina.
Una de les funcionalitats més interessants de l’eina Gestiona 2a generació, és l’analítica de dades i quadre de comandaments. L’Ajuntament de Vila-seca aposta en els seus projectes per un model de governança en la dada, per a nosaltres és molt important disposar, generar i consumir dades.
En aquest cas, ens permetrà treballar amb quadres de comandament i amb l’analítica de dades. Aquí sobre un món nou, on tindrem informació per a detectar necessitats, poder ser predictius, definir estratègies de millora, en definitiva conèixer millor el nostre projecte, la nostra administració i oferir un millor servei a la ciutadania.
El salt qualitatiu que l’Ajuntament de Vila-seca podrà realitzar a través d’aquesta funcionalitat és la democratització de les dades. Permet que qualsevol treballador/a municipal tingui accés i pugui disposar de quadres comandaments, prendre decisions, analitzar els tràmits que realitza, millorar, avaluar-se … en definitiva, noves maneres de treballar amb múltiples beneficis interns i externs.
Un dels objectius fixats per aquest primer semestre del 2023, i que ens fa especial il·lusió és la integració amb El meu espai de l’AOC, que exerceix de carpeta ciutadana interadministrativa i permet a la ciutadania l’accés ràpid, àgil i d’una sola vegada a les seves tramitacions amb les administracions i serveis integrats.
I per últim m’agradaria fer esment en aquest article que ja fa molts anys que sento parlar sobre la tramitació reglada i automatitzada, no sempre en positiu. És una realitat que hem de sumar esforços per aconseguir que el 2023 sigui un any de canvi de paradigma en la tramitació.
Ens ho devem a totes nosaltres, persones que treballem en administracions públiques, però encara més per una ciutadania que es mereix que seguim lliurant el millor valor afegit que puguem fer. Pas a pas, poc a poc però no parant i amb objectius ben clars. L’Ajuntament de Vila-seca en aquest projecte està treballant en aquesta línia.
Recorda: Planifica, col·labora, transforma, comunica, observa, escolta, analitza i sobretot… gaudeix del camí i mira enrere de tant en tant. Vull agrair al personal de l’Ajuntament de Vila-seca i a l’empresa Espublico per la implicació i la feina ben feta!!! Seguim treballant per una administració més àgil i per oferir millor serveis a la ciutadania.
